Tidak memiliki sistem pembukuan binis yang baik adalah salah satu alasan utama bisnis mengalami kegagalan. Anda mungkin bisa mempertimbangkan untuk mengatur sistem pembukuan secara manual menggunakan buku akuntansi atau menggunakan spreadsheet atau menggunakan aplikasi pembukuan.
Kecuali jika Anda mahir dalam ilmu akuntansi dan ingin terbiasa dengan praktik pembukuan manual yang manual, aplikasi pembukuan adalah pilihan yang paling efisien.
Menggunakan aplikasi pembukuan akan menghemat waktu berjam-jam dibandingkan dengan menangani proses akuntansi secara manual atau menggunakan spreadsheet.
Software akutnansi mengurangi atau menghilangkan proses entri data yang berlebihan, seperti memasukkan alamat pelanggan pada banyak faktur dan kemudian menambahkan daftar item atau layanan dan tanggal jatuh tempo pada faktur.
Software akuntnasi adalah industri yang berkembang pesat, data dari salah studi memproyeksikan bahwa pasar perangkat lunak akuntansi global akan mencapai $ 11,8 miliar pada tahun 2026.
Jika Anda adalah pemilik bisnis kecil, Anda mungkin berpikir belum memerlukan aplikasi pembukuan, tetapi pemilik usaha kecil yang mencatat stok dan memasukan data pelanggan dan karyawan pada aplikasi pembukuan akan menghemat waktu dan memiliki catatan yang lebih akurat, terutama untuk data finansial Anda.
Berikut adalah beberapa tips tentang cara memilih aplikasi pembukuan usaha kecil yang tepat untuk bisnis Anda.
1. Perhatikan Fitur Tertentu
Persempit pilihan software akuntansi dengan membuat daftar fitur yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda. Konsultasikan dengan tim Anda, terutama bagian finance dan accounting terlebih dahulu untuk memastikan semua kebutuhan bisnis Anda, karena mungkin Anda akan menemukan bahwa ada fitur yang dibutuhkan yang tidak terpikirkan sebelumnya oleh Anda.
Dan jika Anda salah memilih dan mengimplementasikan software akuntansi pada bisnis kecil Anda, tentunya ini akan malah akan menjadi hal yang merugikan dan menjadi pengeluaran yang sia-sia karena Anda harus memilih kembali software akuntansi yang cocok dengan bisnis Anda.
Sebagian besar fitur yang kemungkinan besar dibutuhkan usaha kecil meliputi:
- Manajemen persediaan
- Pelacakan penjualan
- Mengelola kontak pelanggan
- Rekonsiliasi akun Bank
- Penganggaran
- Perkiraan
- Daftar gaji
- Pelaporan pajak bisnis
Beberapa software akuntansi dirancang khusus untuk industri seperti konstruksi, manufaktur, dan distributor grosir. Jika bisnis kecil Anda berada dalam industri dengan persyaratan akuntansi tertentu, mungkin ada perangkat lunak akuntansi dengan fitur untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Jangan lupa untuk meminta pendapat orang lain di bidang pekerjaan yang Anda geluti tentang perangkat lunak akuntansi mereka untuk membantu memandu pilihan Anda.
2. Tentukan apakah Software Pembukuan tersebut Cocok Untuk Bisnis Anda
Sekarang setelah Anda mempersempit pilihan perangkat lunak akuntansi Anda, ajukan beberapa pertanyaan saat Anda membeli perangkat lunak akuntansi bisnis kecil untuk menentukan apakah itu cocok untuk bisnis Anda.
Akankah Software Akuntansi ini Tumbuh Bersama Bisnis Anda?
Cari tahu apakah aplikasi tersebut memiliki modul yang dapat Anda tambahkan nanti jika perlu. Contoh dari modul umum yang dapat Anda tambahkan nanti adalah fitur penggajian.
Jika modul tidak dapat ditambahkan, apakah aplikasi tersebut dapat ditingkatkan dengan mudah ke versi yang memiliki fitur lebih lengkap? Atau, apakah perangkat lunak mengekspor ke format data seperti CSV sehingga Anda dapat mengunggahnya jika Anda beralih ke aplikasi akuntansi lain nanti?
Apakah Bisa Terintegrasi dengan Akun Bank Anda?
Pastikan aplikasi yang Anda pilih mampu mengunduh transaksi dari bank Anda dan menghemat banyak waktu, jadi cari tahu dulu apakah bank Anda akan mendukung aplikasi pembukuan yang Anda pilih.
Online atau Harus Diinstal?
Aplikasi pembukuan online adalah perangkat lunak berbasis web yang berjalan dengan aman melalui browser Internet. Perangkat lunak akuntansi online sangat nyaman dan dinamis untuk mengakses data keuangan dan catatan dari banyak komputer.
Bisakah Akses Dibatasi untuk Beberapa Pengguna?
Jika lebih dari satu orang menggunakan perangkat lunak akuntansi, satu orang mungkin memerlukan akses penuh ke semua fungsi, tetapi yang lain hanya membutuhkan akses ke area entri data dan bukan laporan.
Apakah Software Akuntnasi tersebut Mempunyai Layanan Uji Coba Gratis?
Hal yang selalu terbaik adalah jika Anda dapat mencoba software sebelum Anda membelinya. Untuk melihat betapa bergunanya dokumentasi perangkat lunak, lakukan uji coba gratis dan coba selama beberapa hari untuk melihat apakah itu cocok untuk usaha Anda.
Akan lebih baik jika aplikasi pembukuan tersebut memiliki masa trial yang cukup lama agar Anda bisa menyelami semua fitur lebih dalam, seperti Jurnal yang memiliki masa uju coba selama sebulan yang bisa Anda coba disini.
3. Perhatikan Biaya dalam Layanan Pelanggan
Ingatlah untuk memperhitungkan biaya pelatihan dan support dalam anggaran pemilihan aplikasi pembukuan Anda. Karena neberapa software akuntansi menyediakan layanan pelanggan dengan biaya melalui email atau telepon sejak Anda mulai menggunakan perangkat lunak.
Namun, biasanya biaya software akuntansi usaha kecil adalah memiliki layanan pelanggan tanpa biaya untuk jangka waktu tertentu sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan saat pertama kali mulai menggunakan perangkat lunak tanpa mengeluarkan biaya tambahan.
Kebanyakan apolikasi pembukuan mungkin memiliki forum pengguna online gratis tempat Anda dapat mengajukan pertanyaan juga. Ini bisa menjadi alternatif yang baik untuk dukungan berbasis biaya ketika pertanyaan Anda adalah tentang sesuatu yang sederhana, seperti cara menggunakan fitur.
Contohnya seperti Jurnal yang memiliki grup facebook yang berisi user dan para ekspert yang bisa saling membantu memecahkan masalah dalam penggunaan Jurnal.
4. Jangan Bayar untuk Fitur yang Tidak Perlu
Bisnis yang lebih kecil, lebih kompleks, dan membutuhkan lebih sedikit fitur daripada bisnis yang lebih besar. Ada baiknya Anda mengetahuai hal apa saja yang bisnis Anda butuhkan dalam pembukuan, terutama jika Anda dihadapkan pada biaya besar jika menggunakan fitur yang lebih lengkap
Secara umum, Anda membayar lebih untuk fitur tambahan dalam perangkat lunak akuntansi. Jika bisnis Anda tumbuh dan membutuhkan fitur keuangan yang lebih lengkap, mungkin tidak menjadi masalah. Tetapi jika bisnis belum sampai saat itu Anda harus tetap pada dasar-dasarnya, pastikan Anda menggunakan fitur yang Anda butuhkan.
Pilihan lainnya adalah Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan yang memiliki satu harga untuk semu fitur sejak awal. Hal ini akan berguna jika bisnis Anda berkembang dan membutuhkan fitur yang lebih kompleks tanpa harus mengupgrade layanan dan tambahan biaya
Salah satu aplikasi pembukuan yang menggunakan skema satu harga untuk semua fitur adalah Jurnal. Aplikasi pembukuan ini adalah buatan Indonesia yang telah digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis, mulai dari UMKM sampai perusahaan manufaktur besar.
Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan fitur terlengkap dan mampu memenuhi kebutuhan bisnis pada saat memulai usaha, sampai saat bisnis Anda mendunia, tanpa perlu upgrade layanan, tanpa perlu tambahan biaya.
5. Konsultasikan dengan Akuntan Anda
Aplikasi pembukuan tidak dapat menggantikan akuntan untuk memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi praktik akuntansi dan penghitungan pajak yang benar dan sesuai standar.
Tetapi ketika Anda menggunakan software akuntansi, akuntan Anda tidak perlu menghabiskan waktu melakukan tugas-tugas tertentu, yang menghemat uang untuk bisnis kecil.
Setiap software akuntansi terbaik akan memiliki fitur otomasi pembuatan laporan yang bisa Anda berikan kepada akuntan Anda secara bulanan, triwulanan, dan tahunan. Tanyakan pada akuntan Anda laporan apa yang dibutuhkan dan pastikan Anda dapat menghasilkannya dengan aplikasi pembukuan yang Anda pertimbangkan.
Itulah beberapa tips yang bisa Anda lakukan sebelum memilih aplikasi pembukuan untuk bisnis kecil Anda. Ingatlah, jangan sampai Anda salah memilih software akuntansi dan malah membuang waktu dan menjadi pemborosan bagi usaha Anda.
Kami sarankan Anda menggunakan Jurnal untuk proses pembukuan usaha yang lebih baik. Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkan dengan harga yang paling terjangkau di Indonesia.
Dengan Jurnal Anda dapat memantau data keungan dan melakukan pembuatan laporan keuangan kapanpun dan dimanapun Anda mau.