Setiap perusahaan yang memiliki karyawan pasti memerlukan sistem absensi agar karyawan tetap disiplin dan teratur dalam bekerja. Pada zaman sekarang jam kerja fleksibel menjadi tren di sebagian perusahaan, sehingga jam mulai dan selesai kerja tidak tentu. Sebagian perusahaan juga memungkinkan untuk bekerja tanpa kantor.
Apapun sistem yang diterapkan di perusahaan, pengelolaan karyawan tetaplah menjadi prioritas. Tujuannya adalah agar pekerjaan terselesaikan dan data karyawan bisa dikelola dengan baik. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk mulai menggunakan aplikasi absen digital. Bukan hanya untuk mencatat kehadiran karyawan, tapi juga seluruh aktivitas kerja yang dilakukan setiap hari.
Tentang penggunaan sistem absensi, pihak perusahaan juga memiliki pertimbangan sebelum memilih. Jika pada umumnya kita melihat di dekat pintu kantor ada mesin absensi, kini teknologi sudah menawarkan sistem yang lebih praktis yaitu dengan aplikasi absen digital. Cukup dengan memakai smartphone sendiri, urusan absensi pun lebih mudah.
Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Beralih ke Aplikasi Absensi Karyawan
Untuk sebagian orang, kerja di saat pandemi memang harus putar otak sedemikian rupa biar semua tugas bisa diselesaikan dengan sebaik mungkin walaupun tidak pergi ke kantor. Momen seperti ini membutuhkan teknologi yang membantu untuk mendukung pekerjaan, mulai dari manajemen proyek sampai administasi di kantor.
Kabar baiknya kita sekarang sudah bisa mengakses teknologi yang canggih, perangkat-perangkat pendukung untuk bisa menyelesaikan tugas kantor, ataupun software yang juga memudahkan tugas lebih cepat dan juga efisien.
Di bidang HR, ada teknologi yang bisa mendukung produktivitas kerja dan juga menyelesaikan administrasi di kantor dalam bentuk aplikasi absen digital. Saat ini sudah banyak yang mengunakan, khususnya di saat pandemi ketika banyak yang melakukan kerja dari rumah.
Apakah di kantor Anda sudah memakai software absen digital untuk memudahkan urusan data kehadiran karyawan? Melalui Google Play Store, Anda bisa menemukan banyak pilihan aplikasi absensi. Tapi, mana yang cocok untuk perusahaan Anda? Berikut ini adalah tips untuk memilih aplikasi absen digital yang sesuai kebutuhan.
Tips Memilih Aplikasi Absensi Karyawan Sesuai Kebutuhan Perusahaan
1. Aplikasi Absensi Karyawan yang Mudah Digunakan
Di tempat kerja, umumnya ada banyak golongan karyawan yang beragam latar belakang, usia dan kemampuannya. Karena itulah, ketika memilih sebuah aplikasi absensi, harus diperhatikan tentang kemudahan untuk mengoperasikan aplikasi. Kemampuan karyawan dalam menggunakan teknologi tidak sama. Ada yang mudah untuk mengoperasikan, tapi juga ada yang mungkin kesulitan. Jadi, penting sekali untuk memperhatikan kemudahan cara mengoperasikan aplikasi.
Jika aplikasi absensi mudah digunakan, maka karyawan tidak akan buang waktu karena mengalami kendala. Tentang kemudahan untuk mengoperasikan juga bukan hanya untuk para karyawan saja, tapi juga untuk divisi HRD yang memantau karyawan. Aplikasi absensi yang baik juga bisa mendukung laporan kerja karyawan, sehingga HRD bisa lebih terbantu.
2. Sesuai untuk Smartphone dengan Berbagai Spesifikasi
Software absen digital memang dirancang khusus untuk digunakan oleh seluruh karyawan. Seperti yang diketahui, masing-masing karyawan punya perangkat smartphone yang tidak sama spesifikasinya. Satu hal yang perlu diperhatikan yaitu memastikan apakah software atau aplikasinya mudah digunakan di berbagai jenis perangkat smartphone, atau hanya bisa untuk spesifikasi tertentu. Memastikan perangkat dalam hal ini penting untuk menghindari beberapa hal yang mengganggu, seperti misalnya tiba-tiba fitur tidak bisa bekerja dengan baik.
3. Memiliki Fitur yang Lengkap
Saat memilih sebuah aplikasi absensi, ketahui dengan jelas apa yang dibutuhkan perusahaan. Apakah memang hanya perlu aplikasi untuk kehadiran saja atau yang sekaligus dilengkapi sistem pendukung lainnya? Contoh fitur pendukung adalah pengaturan jam kerja, pengelolaan data diri karyawan, memantau karyawan WFH, dan mendukung kerja fleksibel. Dengan memehami apa yang dibutuhkan perusahaan, maka lebih mudah memilih aplikasi absensi yang tepat.
4. Bisa Monitor Kehadiran Karyawan di Lokasi Kerja Secara Akurat
Jika Anda menjadi pemimpin di perusahaan, mungkin Anda sering ibuk dan tidak sempat merekap data kehadiran karyawan. Anda pun memahami bahwa pekerjaan rekap data absensi seharusnya bisa didelegasikan. Di saat yang sama, sebagian perusahaan kompetitor sudah memakai absen digital yang bisa mengelola jam kerja karyawan. Informasi detail terkait lokasi absensi karyawan juga bisa diakses real time oleh perusahaan.
Meskipun suatu hari sedang bertugas di luar kantor, tetap bisa memantau karyawan yang bekerja, lalu kapan waktu masuk dan keluarnya. Dengan GPS, lokasi karyawan ketika melakukan absensi bisa terekam otomatis. Fitur di Talenta juga dilengkapi fake GPS yang menjadi fitur tambahan agar terhindar dari kecurangan.
5. Bisa Dipasang dengan Biaya Terjangkau
Aplikasi absensi karyawan yang dipakai perusahaan adalah yang memenuhi kualitas yang dibutuhkan. Demi memastikan kualitas itulah, aplikasi yang dipakai membutuhkan biaya tertentu. Sebelum ada absen digital, umumnya yang digunakan adalah sistem absensi konvensional finger print yang membutuhkan biaya maintenance. Tentu saja aplikasi absensi karyawan yang sekaligus mengelola administrasi dan kinerja karyawan juga membutuhkan biaya.
Sama seperti fiturnya, memilih absen digital juga disesuaikan dengan budget di perusahaan Anda. Semakin lengkap dan berkualitas aplikasinya, tentu budget-nya akan semakin tinggi pula. Untuk aplikasi Talenta, kami juga memberikan layanan free trial selama 14 hari.
6. Adanya Layanan Bantuan Jika Ada Kendala
Aplikasi absensi yang diterapkan di perusahaan tidak akan berjalan dengan sendirinya, tapi di baliknya ada tim pendukung yang akan membantu untuk menggunakan aplikasi dengan praktis. Selain masalah fungsinya secara teknis, ada juga customer service yang akan membantu jika terjadi masalah berkaitan dengan aplikasi absensi. Layanan bantuan sangat dibutuhkan, sehingga pengguna bisa berkonsultasi kapan pun jika dibutuhkan.
Perusahaan yang bergerak di sektor apapun pasti membutuhkan karyawan yang disiplin dalam bekerja. Salah satu alat yang mendukung kedisiplinan adalah aplikasi absen digital. Yang dibutuhkan perusahaan zaman sekarang bukan lagi absensi konvensional, tapi yang lebih praktis untuk digunakan.
Apalagi sekarang ketika banyak perusahaan mulai menerapkan kerja jarak jauh. Presensi kehadiran dengan finger print kemungkinan besar sudah tidak relevan lagi. Di sinilah aplikasi Talenta berusaha memahami kebutuhan perusahaan yang ingin tetap bertahan dan menjadi lebih efisien lagi dalam hal operasional.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Talenta
Untuk memastikan agar perusahaan bisa efektif dalam menggunakan suatu aplikasi, tim HR perlu memastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki keuntungan yang tidak dimiliki oleh layanan lain yang sejenis. Di bawah ini adalah beberapa keuntungan yang bisa diperoleh HR apabila perusahaannya menggunakan aplikasi absen digital dari Talenta:
- HR dapat melihat data absensi dan report karyawan.
- HR dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
- HR dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya.
- HR dapat melihat statistik harian karyawan.
Selain itu, HR wajib untuk mengoprek kembali lebih dalam apa saja yang dimiliki oleh aplikasi absensi tersebut dan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memudahkan HR dalam mengelola karyawannya. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co atau bisa langsung daftar sekarang juga.