Sekarang Tugas HR Anda Akan Selesai Dalam 1 Jentikan Jari

 

Tugas HR seperti memperbarui status kerja karyawan, menghitung absensi karyawan, menghitung gaji karyawan berikut dengan variabel lemburnya (lama lembur, jabatan, jenis shift, jenis kelamin), perhitungan izin, sakit dan cuti, serta mendata perlengkapan karyawan, dan sebagainya akan jauh lebih mudah seperti menjetikan jari ketika Anda sudah mendigitalisasi sistem HR Anda.

Pada Revolusi Industri 4.0 bahwa benar integrasi adalah cara menyelesaikan masalah diatas dengan menjalankan DIGITAL TRANSFORMATION pada sistem HR Anda.

Tetapi sebelum dilakukan pembahasan lebih dalam mengenai Digitalisasi dapat membantu proses HR Anda, coba perhatikan apakah Anda pernah mengalami ini.

Berikut beberapa masalah yang biasa ditemui HRD:

  • Adanya Human Error seperti Double Entry
  • Sulit menentukan Status data Up to Date berada di siapa dikarenakan tidak adanya sistem yang terintegrasi
  • Keakuratan perhitungan Lembur sangat lemah ketika dilakukan secara manual:
  1. Pengecekan data in-out lembur pada mesin absen
  2. Pengecekan data pada kertas request lembur
  3. Pencocokan kedua poin diatas akan memakan waktu jika anda memiliki lebih dari 500 karyawan tentu ditambah resiko human error yang tinggi.
  • Kemudian keakuratan perhitungan Gaji antara mesin absen, HRD dengan divisi keuangan sering terjadi ketidakcocokan, bahkan sering terjadi perhitungan ulang untuk menghindari perhitungan gaji yang tidak sesuai. Hal ini biasanya disebabkan 1 data memiliki banyak versi. Versi di HRD berbeda dengan versi di Accounting Departmen.

Masalah diatas akan Anda temui jika masih menggunakan sistem manual ataupun sistem semi-manual seperti Excel atau Spreadsheet. Bagaimana, sistem HR yang sudah Anda rancang sedemikian rupa saat ini apakah sudah berjalan sesuai dengan target perusahaan?

Berikut studi kas sebuah perusahaan dengan skenario 25 karyawan melakukan lembur.

  1. Jadwal bekerja mulai pukul 07.00 am – 16.00 pm
  2. Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm
  3. Padahal karyawan menuliskan form lembur 2 jam.
  4. HRD akan mencatat perhitungan lembur bedasarkan form request yg diberikan yang sudah ditandatangani oleh atasannya.
  5. Namun jika diteliti terdapat selisih antara mesin absensi dengan form pengajuan lembur, Aktual bekerja mulai pukul 06.50 am – 17.40 pm (normal 07.00 am – 17.00 pm)
  6. Maka seharusnya perhitungan lembur hanya 1 jam 30 menit.
  7. Bagaimana seharusnya HRD mengambil keputusan, ada 2 cara: a. Agar mudah, mengambil data bedasarkan form request lembur dari karyawan. b. Akan sulit, melakukan pengecekan pada mesin absen setiap karyawan yang lembur di mesin absen pada hari itu dan juga akan menghasilkan perbedaan dari form yang telah ditulis masing masing karyawan.
  8. Jika Rate lembur 2 jam adalah Rp. 70.000 dan 1 jam 30 menit adalah Rp. 50.000 maka akan ada selisih Rp. 20.000.
  9. Selisih perbedaan perhitungan akibat ketidak cocokan antara mesin absen dengan form lembur adalah Rp. 20.000. Jika dikalikan sebanyak 25 karyawan maka menghasilkan Rp. 500.000
  10. Jika dikalikan 22 hari kerja maka 22 x Rp. 500.000 = Rp. 11.000.000 per bulan.
  11. Selama 1 tahun sebenarnya perusahaan sudah kehilangan sebesar Rp.132.000.000

Transformasi Digital terbukti meningkatkan 100% efektifitas dalam menjalankan setiap tugas HR Anda. Sudah terbayang berapa besar cost yang muncul ketika Anda melakukannya dengan manual ataupun semi-manual system? Maka dari itu Anda akan sangat membutuhkan HR System untuk mengantisipasinya.

Bagaimana dengan perhitungan gaji yang menggunakan banyak variabel dalam perhitungannya?

Perhitungan Gaji haruslah terintegrasi dengan keseluruhan total jam kerja yang karyawan lakukan selama satu bulan seperti jam kerja rutin, jam kerja lembur, jam kerja di luar kantor, hitungan cuti, izin, pemotongan pajak dan sebagainya.

Kini variabel tersebut seperti laporan cuti, izin, serta total jam kerja bisa di-input atau dipantau langsung dari smartphone karyawan. Jika masih manual, karyawan harus melapor melalui form lalu HRD menginputnya ke dalam komputer.

Selain itu, perhitungan gaji atau disebut payroll, tentunya tiap perusahaan memiliki perbedaan dalam bank payroll yang digunakan. Dengan revolusi industry 4.0 yang terjadi sekarang ini ada baiknya ditunjang dengan system yang benar. Namun apa jadinya bila proses penggajian karyawannya dilakukan secara manual satu per satu, disesuaikan dengan format Bank transfer yang sesuai dengan Bank yang dituju?

Dengan system payroll dari HR System yang dilengkapi oleh fitur-fitur seperti form otomatis yang disediakan HR System maka pekerjaan Anda sebagai HRD akan semakin lebih mudah. Anda akan memiliki banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang lain.

Dengan mengotomatisasi proses-proses HR yang ada di perusahaan, produktivitas HRD pun akan menjadi maksimal. Jika tim HR Anda masih menggunakan tool manual untuk melakukan aktivitas seperti memonitor absensi online android, menghitung gaji, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk berpindah ke HR System yang mengunggulkan fitur otomatisasi dan integrasi.

Apakah perusahaan manufacture menggunakan HR System yang sudah terintegrasi?

Jawabannya adalah Iya! Perusahaan manufacture ternama yang memiliki banyak karyawan, akan sangat sulit mendata karyawan seluruh transaksi secara otomatis, akurat dan cepat. Perusahaan besar tentunya tidak lagi menggunakan manual system dalam operasionalnya guna meningkatkan efektifitas dan mengefisiensikan produktifitas perusahaan.

Leave a Comment