Sebelumnya, Kami telah membahas banyaknya manfaat dan keuntungan menggunakan aplikasi slip gaji/ HRIS untuk perusahaan Anda. Selain meringankan pekerjaan HRD, kehadiran aplikasi slip gaji juga mampu memudahkan karyawan saat ingin mengajukan ijin atau mengakses data-data penting miliknya.
Anda pasti mulai bertanya-tanya, kira-kira aplikasi slip gaji manakah yang paling tepat untuk Anda gunakan di kantor/ perusahaan Anda? Jangan bingung lagi! Kali ini Kami akan membahas Cara Memilih Aplikasi slip gaji Berkualitas yang bisa Anda terapkan sekarang juga.
1. Pastikan Memiliki Fitur-Fitur Terlengkap
Kriteria pertama dalam memilih Aplikasi slip gaji berkualitas adalah kelengkapan fitur yang ditawarkan. Saat hendak berlangganan Aplikasi slip gaji, pastikan Anda memilih aplikasi dengan fitur-fitur terbaru dan terlengkap.
Tentu saja, fitur utama yang wajib ada ialah otomatisasi penggajian. Namun, jangan fokus pada fitur itu saja. Aplikasi slip gaji saat ini telah berkembang kian pesat, termasuk dalam perhitungan pajak, BPSJ, dan bahkan klaim reimbursement secara otomatis.
Jika mendapat penawaran beberapa aplikasi, coba bandingkan fitur-fitur yang ditawarkan terlebih dahulu. Anda tidak harus memilih aplikasi dengan fitur paling lengkap, tapi pilihlah aplikasi yang fitur-fiturnya paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
2. Telah Teruji Cepat dan Akurat
Cara memilih aplikasi slip gaji berkualitas selanjutnya adalah perhatikan keakuratan data yang ditampilkan. Jangan sampai Anda memilih aplikasi yang salah, sampai data kehadiran karyawan pun tidak terekap dengan baik. Mulai dari banyaknya data invalid, proses loading lama, hingga sering mengalami error/ bug.
Semua kelemahan tersebut pasti mengganggu kinerja Anda sebagai tim HR. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih Aplikasi slip gaji yang telah teruji cepat dan akurat. Untuk memastikan hal ini, coba lakukan tes rekap data pada aplikasi, dan analisis bagaimana pengalaman Anda selama menggunakan aplikasi tersebut. Analisis juga bagaimana pelaporan yang dihasilkan oleh aplikasi tersebut, apakah hasilnya sudah akurat/ belum.
3. Penyimpanan Data Terbukti Aman
Selain memperhatikan kecepatan dan keakuratan aplikasi, Anda juga wajib mempertimbangkan segi keamanan yang ditawarkan. Ini adalah kriteria penting yang tidak boleh Anda lewatkan. Sebab, percuma saja jika fitur-fitur aplikasi-nya lengkap, hasil datanya akurat, tapi penyimpanan datanya tidak aman. Semua data yang Anda upload pasti rawan hilang dan rusak. Jadi, pastikan Anda memilih Aplikasi slip gaji yang dilengkapi cloud server berstandar dan telah terjamin keamanannya.
4. Tampilan Simpel dan Mudah Digunakan
Cara memilih Aplikasi slip gaji yang keempat adalah perhatikan desain tampilan aplikasi. Apakah tampilan yang dihadirkan cukup mudah digunakan atau justru sebaliknya. Poin ini terlihat sepele, namun jangan sampai diremehkan. Sebab, desain tampilan yang tidak user-friendly hanya akan menyulitkan pekerjaan Anda. Pekerjaan yang harusnya selesai dalam hitungan menit, menjadi molor berjam-jam karena kesulitan menggunakan aplikasi.
Pilihlah Aplikasi slip gaji yang memiliki desain simpel dan mudah digunakan. Untuk mengetahui hal ini, Anda hanya perlu uji coba/ tes penggunaan aplikasi bersangkutan. Jika pengalaman pertama menggunakan aplikasi tersebut terasa membingungkan, itu artinya desain tampilan yang dihadirkan aplikasi tersebut kurang user-friendly.
Namun, jangan mengetesnya sendirian. Bisa jadi, kesulitan penggunaan aplikasi tersebut bukan disebabkan tampilan aplikasi-nya yang bermasalah, tapi karena kurangnya pemahaman Anda terhadap aplikasi itu. Coba lakukan beberapa kali uji coba terhadap 3-5 orang. Jika kelima orang mengatakan kebingungan, bisa dipastikan aplikasi tersebut memang susah dioperasikan.
5. Fleksibel dan Memudahkan Update Data
Lanjut ke poin kelima dalam memilih Aplikasi slip gaji berkualitas. Pilihlah aplikasi yang dapat digunakan secara fleksibel, terutama dalam mengatur skema penggajian di kantor/ perusahaan Anda. Sebab, dalam pembagian gaji dan pengelolaan SDM, sebuah kantor/ perusahaan pasti menerapkan aturan yang dapat berubah sewaktu-waktu. Misalnya, di tahun ini belum ada tunjangan makan siang, namun di tahun berikutnya diberlakukan tunjangan makan siang. Maka, skema penggajian di aplikasi slip gaji pun ikut berubah. Jadi, pastikan Anda memilih Aplikasi slip gaji yang bisa diatur dan diubah-ubah secara fleksibel.
6. Dapat Diakses Karyawan secara Praktis
Cara memilih aplikasi slip gaji selanjutnya adalah pertimbangkan soal aksesibilitas aplikasi. Apakah aplikasi dapat diakses secara mudah dan praktis oleh semua karyawan, atau sebaliknya. Misalnya, dari segi device yang disarankan. Apakah aplikasi slip gaji tersebut hanya bisa diakses melalui PC atau juga bisa digunakan melalui smartphone. Jika melalui smartphone juga bisa, berarti karyawan Anda akan lebih dimudahkan dalam mengaksesnya. Karena jika hanya bisa diakses melalui PC, pasti tidak semua karyawan bisa mengakses aplikasi tersebut.
7. Kompatibel dengan Device yang Anda Miliki
Salah satu kriteria yang tidak boleh Anda lewatkan dalam memilih Aplikasi slip gaji adalah kompatibilitas device yang disarankan. Pastikan kompatibilitas device yang disarankan Aplikasi slip gaji yang Anda pilih sesuai dengan device yang Anda miliki di kantor/ perusahaan Anda. Kalau pun tidak sesuai, pastikan kompatibilitas device yang disarankan tidak terlalu sulit didapat dan harganya pun sesuai dengan budget Anda.
8. Harga dan Sistem Pembayaran Kompetitif
Lanjut pada cara memilih Aplikasi slip gaji ke-8, salah satu kriteria yang perlu Anda perhatikan ialah harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan. Pilih Aplikasi slip gaji yang menawarkan harga dan sistem pembayaran fleksibel, sehingga tidak menyulitkan Anda dalam membayar biaya implementasi/ langganannya. Anda bisa membandingkan harga beberapa aplikasi dan pilih yang paling sesuai dengan budget Anda.
9. Aplikasi Telah Dipercaya Banyak Klien
Daftar klien yang pernah di-handle oleh vendor Aplikasi slip gaji yang akan Anda pilih juga penting untuk dipertimbangkan. Jika Aplikasi slip gaji tersebut telah digunakan oleh banyak kantor/ perusahaan, berarti aplikasi tersebut telah dipercaya banyak klien. Cari tahu juga apakah klien-klien itu puas dengan produk dan layanan yang diberikan oleh vendor tersebut. Jangan memilih Aplikasi slip gaji yang belum jelas client refrences–nya. Bisa-bisa Anda menjadi kelinci percobaan dan sering mengalami error atau bug.
10. Didukung Tim Support secara Total
Kriteria kesepuluh yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi slip gaji adalah layanan tim customer support/ bantuan teknisi yang ditawarkan. Pilihlah aplikasi slip gaji yang memiliki tim support profesional dan siap membantu Anda selama 24/7 jika Anda mengalami kendala penggunaan aplikasi. Baik secara online melalui chat, telepon, PC remote atau pun kunjungan langsung ke tempat Anda.
Demikian cara memilih aplikasi slip gaji berkualitas yang bisa Anda terapkan untuk perusahaan Anda. Dari 10 kriteria di atas, kami rekomendasikan Anda menggunakan Aplikasi Jurnal dari Mekari. Aplikasi ini mampu memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran, penggajian, hingga perhitungan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis.
Bahkan, karyawan Anda juga bisa mengajukan ijin dan mengakses data karyawan secara online lho! Tentu sangat memudahkan dan sudah pasti disukai karyawan millenial yang sangat technology-savvy. Harga dan sistem pembayaran yang ditawarkan pun cukup variatif, tersedia pembayaran beli putus/ berlangganan bulanan dan tahunan.